普段の業務で「PDF送ります」「修正しました」など、短いけれど何度も打つフレーズってありますよね。署名に入れるほどではないけれど、毎回手打ちするのは地味に手間がかかります。
今回は、ブラウザ版のMicrosoft Outlook（Outlook on the web）で使える超便利な定型文機能「マイ テンプレート」の設定方法と、ワンクリックで呼び出すためのカスタマイズ、そしてちょっとした裏技をご紹介します。
Outlook「マイ テンプレート」の設定の仕方（基本の登録）
まずは、よく使うフレーズをテンプレートとして登録しましょう。
上部のツールバー（またはメッセージ下部のメニュー）にある 「アプリ」アイコン（田のようなマーク）、または 「…（その他のオプション）」 をクリックします。
メニューの中から 「マイ テンプレート」（稲妻のようなアイコン⚡️の場合もあります）を選択します。
右側にパネルが開くので、「＋テンプレート」 をクリックします。
今回はテストで企画書を送るメールで作ってみました。
タイトル（例：企画書作成）と、本文（例：企画書作成しました。）を入力して 「保存」 します。
これで、基本的な登録は完了です。
Outlook「マイ テンプレート」の使い方：ワンクリックでパネルを表示させる設定
実際にマイ テンプレートを使ってみましょう。
メール作成画面の上部ツールバーに「稲妻のようなアイコン⚡️」があるのでクリックします。
右側のパネルにマイテンプレート「企画書作成」が表示されています。
これを選択するとメッセージに「企画書作成しました。」と文字が挿入されます。
好きな順番に並び替える裏技
とても便利な「マイ テンプレート」ですが、残念ながらドラッグ＆ドロップで自由に並び替える機能は備わっていません。
ただし、テンプレートは「タイトルの名前順（数字・アルファベット・五十音）」に自動的に並ぶ仕様になっています。この法則を利用して、タイトルの頭に番号を振ることで、強制的に好きな順番に並べ替えることができます。
- 01_PDF送ります
- 02_修正しました
- 03_ご確認ください
このように、よく使うものから順に01、02と番号を付けて保存しておけば、一番使いたいフレーズが常に一番上に表示されるようになり、さらに作業効率がアップします。
Outlook(Web版)でメール作成を効率化！「マイ テンプレート」のまとめ
今回はOutlook on the webの「マイ テンプレート」機能をご紹介しました。
「PDFを送ります」などの短い文章でも、塵も積もれば山となるもの。ツールバーへのアイコン常駐や、番号を使った並び替えの裏技を組み合わせて設定しておけば、日々のメール業務の時短に大きく貢献してくれます。
毎日のちょっとした入力の手間を省きたい方は、ぜひ一度試してみてくださいね！
