Microsoft 365で退職者のメールを残したままライセンスを削除する方法

退職した社員のライセンスを削除して、メールの履歴は残しておきたい時に便利な手順です。

  • 普段は確認することはないが、必要時に所属長や関係者で閲覧できるようにしたい。
  • 案件の引き継ぎで過去の履歴をしりたい。

このような場合もありますね。

手順は大きく分けると4ブロックにわかれます。

  1. ユーザーメールボックス (退職者のメールボックス) を、共有メールボックスへ変換する 
  2. 共有メールボックスへ変換後、ライセンスを剥奪する 
  3. 共有メールボックスのフルアクセス権限を対象ユーザーへ付与する 
  4. 共有メールボックスへアクセスする 

それでは順番に進めていきましょう。

目次

ユーザーメールボックスを、共有メールボックスへ変換 

最初に通常のメールから、共有メールボックスという形に変換します。

STEP
管理者にて「Microsoft 365 管理センター」へサインイン
STEP
Exchange 管理センターを開く

管理センターExchange をクリックし、「Exchange 管理センター」を開く

STEP
共有メールボックスに変換するアカウントを選択する

受信者 > メールボックス をクリックする

共有メールボックスに変換するアカウントを選択する。

※今回は一番上のアカウントを選択しています。

STEP
共有メールボックスに変換

表示名をクリックすると、右側に設定項目が表示されます。

共有メールボックスに変換する」をクリック

このようなダイアログが出るので「確認」をクリック

メールボックスが変換されました

STEP
共有メールボックスに変換が完了

このように「UserMailBox」から「SharedMailBox」に変換されています。

共有メールボックスへ変換後、ライセンスを剥奪

次に付与しているライセンスを剥奪します。 (ライセンスが付与されていないアクティブなユーザーとします)

これによりライセンスをあける事ができます。

STEP
管理者にて「Microsoft 365 管理センター」へサインインする
STEP
対象のアカウントを選択する

ユーザー > アクティブなユーザー をクリック

一覧表示されるので、「対象のアカウント」をクリックする

ユーザー数が多い場合は、フィルタを使うと見つけやすくなります!

STEP
ライセンスの付与をはずす

対象ユーザー名をクリックすると、右側に設定項目が表示されるので「ライセンスとアプリ」をクリック

ユーザーに付与されているライセンスのチェックをはずして、「変更の保存」をクリック

STEP
ライセンス未付与ユーザーに変換完了

これでライセンスが剥奪されました。

「ライセンスなし」に変わっています。

該当のユーザー アカウントと変換された共有メールボックスは紐づいています。
該当のアカウントを削除すると、変換された共有メールボックスも削除されます!
そのため、アカウントの削除は行わないようご留意ください。

メールの履歴を残して保管しておくだけならここまでの作業で終わりです。

共有メールボックスへのフルアクセス権限を対象ユーザーへ付与する

退職者のメールの履歴を引き継ぐ必要がある場合はこの手順が必要です。

STEP
管理者にて「Microsoft 365 管理センター」へサインインする
STEP
Exchange 管理センターを開く

管理センターExchange をクリックし、「Exchange 管理センター」を開く

STEP
権限を与えるアカウントを選択する

受信者 > メールボックス をクリックする

該当のアカウント名をクリックすると、右側に設定項目が表示されます。

メールボックスの委任の管理」をクリック

読み取りと管理の「編集」をクリック

「アクセス許可を追加」をクリック

メンバーの一覧が表示されるので、許可を与えるメンバーにチェックを入れる

この時、名前やメールアドレスで検索すると早いです。

チェックを入れたら、「保存」をクリック

アクセス許可が追加されました。

これで対象ユーザーがメールボックスにアクセスできるようになりました。

共有メールボックスへアクセスする手順

次に共有メールボックスを普段利用しているOutlookに表示させます。

STEP
Outlook on the webにログインする

ブラウザでOutlookにログインします。

STEP
共有フォルダの追加

フォルダ」部分を右クリック

ポップアップ表示されるので「共有フォルダの追加」をクリック

ダイアログが出るので、名前やメールアドレスを入力する

予測変換で表示されるので、対象のアカウントを選択して「追加」をクリック

共有メールボックスが追加されました。

これで共有メールボックスに変換したアカウントのメールを確認することができます。

退職者のライセンスを削除してメールを残す方法のまとめ

手順は多いですが、これで退職者のメールを残したままライセンス数を確保する事ができるようになります。

退職後もお客様とのやり取りの履歴が必要になる場合もあるので、きちんと期間を決めて保管しておく必要があります。また案件を引き継いだ方にも以前の履歴が必要になる場合もあります。

各社のポリシーにもとづき設定をしてみてください。

インプレース アーカイブ(追加のアーカイブフォルダ)を利用している場合はライセンス付与が必須の機能となります。インプレース アーカイブも残す必要がある場合はライセンスの剥奪はできません。

最後までご覧いただきありがとうございました。

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